資料作成は対象者の想定とインタビューが重要、資料の内容や説明の仕方を相手によって変える

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最終的な目的は同じでも、それを導き出すまでの考察プロセスは聞く人によって違ってきます。

所属している部門や置かれている立場などが違うので、「集計や分析の切り口、求めている考察の視点やレベル」が違ってくるのは当然です。

報告するこちらも、資料の内容や説明の仕方を相手によって変えているつもりです。

そのためには、同じデータを使っていても、想定した相手用に集計や分析、そこから出てきた考察コメントを工夫しています。

しかし問題は、想定外の対象者が現れ、想定外の質問が出ることです。

データや情報をきちんと押えていた場合は、用意している資料で補足説明はできるのですが、押えていなかった場合は出直しもありました。

準備不足に反省です。

しかも要求されるのは、都度(時には突然)に、個々の人からの場合が多いです。

できれば、要求されることを予測して、データを事前に集めておき、要求される前に報告していきたいものです。

 

そのためにも、

  • ・周りの状況変化を常に確認し、
  • ・様々な人とコミュニケーションをして、情報を収集しておくことが必要です。

 

そして資料を作成する際には、

  • ・業務プロセスから、関係者を想定し、
  • ・まとめようとしている資料について、その考察の視点やレベルを事前にインタビューしておくことが必要かと思います。

 

今朝も、いつもの始発の新幹線で東京に移動でした。

前日から資料を作成していましたが、気がつくと朝になり、慌てて新幹線に飛び乗った次第です。

車中で資料の見直しをしていて、ふと窓の外を見るときれいな富士山でした。

 

 

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